Solicitud de orden

Este articulo te presentara como hacer una orden en PEAK 4.0.

TABLA DE CONTENIDOS

• Navegar en Order Entry pantalla
• Agregar una Nueva Orden: Order Details
• Agregar una Nueva Orden: Build Route
• Agregar una Nueva Orden: Assign Cargo
• Agregar una Nueva Orden: Email Alerts
• Agregar una Nueva Orden: Review

Navegar en Order Entry pantalla

Para navegar dentro de la pantalla de Order Entry, busca en la parte superior izquierda de PEAK 4.0. podrás encontrar una table con el título "Order Entry."

Haciendo clic entraras a tu lista de borradores. Puedes hacer clic a tus borradores y revisarlos o hacer clic en "New Order" haciendo clic en la parte superior derecha. 

Agregar una Nueva Orden: Order Details

Después de hacer clic en "New Order", llegaras a la forma de order entry. Estará dividido en distintas pestanas por llenarse, a la derecha, puedes ver en qué parte del proceso te encuentras.  Primera sección: "Order Details."

En la pantalla de Order Details, podrás seleccionar Customer y Bill To perfiles, el modo de servicio que se está requiriendo, y el Responsible Party (Si, aplica). Puedes etiquetar la orden, puedes marcar como "Hot," Y agregar el número de autorización (Si, aplica).

Tu nombre, email address y número de teléfono se llenarán en el campo de requerimiento. Esta información saldrá de tu perfil; Si tu perfil no tiene email o número de teléfono, No podrá realizar el requerimiento ya que esta información es requerida. 

Cualquier campo en rojo y con asterisco (*) Sera requerido llenarse – Se tiene que agregar para poder hacer la solicitud de la orden.

Tags

Puedes agregar una etiqueta a la orden "Add Tag" haciendo clic en el signo de agregar tag.

Después de hacer clic, agrega la palabra o frases necesarias, después has clic en "Add."puedes agregar múltiples etiquetas.

Cuando tu etiqueta esta agregada, Puedes eliminarla haciendo clic en “X”.

Customer and Bill To

Seleccione el perfil correcto en "Select Customer".

Una vez seleccionado, llenara en automático los campos debajo "Customer" y "Bill To".

Si "Bill To" No se llena automáticamente, simplemente clic en el recuadro y selecciona el perfil apropiado. Un nuevo "Bill To" el perfil aparecerá debajo en cuanto se seleccione.

Puedes dar clic en el campo necesario para hacer las modificaciones necesarias. 

Preferred Mode

Modo preferido es el tipo de requerimiento que se necesita realizar.

Clic en modo preferido para encontrar todas las opciones disponibles: Charter, Expedite, Ocean, or Truckload. 

Selecciona el mas conveniente. 

Responsible Party

The Responsible Party muestra a quien se le hará el cargo del costo final del embarque. Este campo no es obligatorio; es solo para recolectar información.

Clic para seleccionar la opción correcta. 

Selecciona "Pickup" o "Delivery" va a llenar el proveedor o el consignatario respectivamente. Seleccionando "Original Pickup," "Final Delivery," o "Other" Causara que se genere otro campo de Responsible Party, Donde podrás buscar por el perfil correcto. Este campo es requerido.

Requested By

Dentro del campo “Responsible Party” se puede pedir por nombre, email y teléfono. Esto se llenará con la información que se tiene del perfil utilizado.

Nuevamente, si no se Cuenta con un correo o teléfono relacionado, recibirá un mensaje de error al hacer el orden.

Authorization Number

En la parte inferior izquierda en la página de orden encontrara "Authorization Number." Es para ingresar numero de autorizacion, numero PO o numero interno del cliente de ser necesario. 

A un lado de numero de autorización se encuentra un campo para el modo de la orden requerida. Si se selecciona expeditado, aparecerá "Incoterm" este apartado no es obligatorio su llenado. 

Si, el modo preferido es Truckload, aparecerá "Trailer Type". Este campo es requerido, ya que se da una idea al proveedor de servicio el equipo que se necesitara para transportar el material.

El tipo de tráiler puede ser seleccionado en el menú de abajo.

Saving a Draft

Si aun no estas listo para hacer el requerimiento de orden, puedes guardar el borrador en la parte inferior derecha. Clic en "Save" podrás guardarlo como borrador y volver a él después.

Después de hacer clic en "Save," ingrese el nombre del borrador y de clic en “Save Draft”.

A un lado del botón de guardar, puedes encontrar "Next" con dos flechas. Estas pueden ser utilizadas para navegar dentro de sus distintas órdenes.

Agregar una Nueva Orden: Build Route

La segunda parte de order entry será la ruta requerida. En este apartado puedes agregar todas las cargas y descargas necesarias. Siempre se contará con una carga y una descarga.

Por lo menos es necesario un lugar de carga y uno de descarga. Necesitaras hacer clic en "Add Info" automáticamente se abrirá una ventana para agregar información especifica.

Ready Time/Need Time

En la parte superior izquierda, justo debajo de "Pickup" o "Delivery," se encuentran las ventanas de ready o need time. Se Cuenta con un mensaje de la zona horaria en la que se ingresa el requerimiento; antes de seleccionar un perfil, se utilizara la zona horaria en la que se encuentre su usuario. 

Al hacer clic en la ventana, podrá modificar manualmente la fecha. Primero ingresa el día, después el tiempo. Favor de considerar que todos los horarios aparecen en horario militar. (24-horas).

Al hacer clic en el calendario, podrás seleccionar el día directamente. El día actual estará seleccionado, pero puedes hacer clic y cambiar la fecha.

Cuando el día este seleccionado, la hora estará seleccionada por defecto. Para modificarlo, solo escribe la fecha necesaria.

Begin and End Times

Al seleccionar Truckload para la orden, aparecerá: Ready/Need Time Begin y Ready/Need Time End. Para embarque Truckload, ready y need times estarán proporcionando las ventanas en lugar de citas, por lo tanto, “ready y need” darán comienzo y fin a la ventana. Son campos obligatorios.

Open and Close Times

En la esquina superior derecha, de cada parada, se encontrarán dos campos "Open Time" y "Close Time". Si se conocen los tiempos de hora de apertura y cierre de la carga y descarga será beneficioso para el proceso. (en ordenes de Truckload, los tiempos son obligatorios.)

Location Details

Por debajo se encuentra nombre del lugar, dirección, zona horaria y contacto para carga y descarga. Puedes buscar el perfil correcto para la locación.

Escribiendo en la ventana, aparecerán los perfiles relacionados o con caracteres similares.

Al seleccionar una opción, se rellenaran todos los campos.

Al seleccionar el perfil, los tiempos estarán en tiempos locales. Esto puede cambiarse en ajustes si se necesita modificar. 

Si tu perfil no aparece, clic en "Not what you are looking for? Click here to search" en la parte de abajo.

Abrirá un buscador de dirección especifica.

Aquí, podrás encontrar todas las direcciones relacionadas. En la Ventana superior, encontraras una barra para intentar una búsqueda extra. 

Cuando encuentres el perfil que estas buscando, simplemente da clic en perfil seleccionado y se llenara este campo. 

Dock High

Debajo de zona horaria, se preguntará si es necesario una unidad dock high confirmar con "Yes" o "No" – es un campo requerido al mandar la orden, además, puedes proporcionar el número del área de carga o descarga.

Broker

El campo de agente aduanal es para órdenes internacionales, si se conoce al agente aduanal esto ahorrará tiempos en el proceso. 

Contact Information

Debajo de este campo se puede agregar la información especifica. No es obligatorio, pero ayudaría evitar cualquier problema durante el proceso.

Reason Code

La pestana de "Reason Code" Solo aparecerá en la pestaña de carga. Es por qué se realizará el expeditado.

Esta pestana, desplegara códigos específicos por cliente. Favor de seleccionar la opción correcta. 

Adding the Stop

Cuando todo está completo, hacer clic en el botón "Add" para agregar en la orden.

Ahora podrás ver la información en la pantalla. Si es necesario modificarlo, haga clic en e nombre para reabrir los detalles.

Toma en Cuenta que para mandar la solicitud necesitas por lo menos, carga y descarga.

Al tener datos de carga y descarga, la ruta mostrara la distancia en millas. Este ejemplo es, 557.73 millas.

Multi-Stops

Si su orden requiere múltiples recolecciones o entregas, favor de utilizar "Add Before" o "Add After" para hacer saber a PEAK donde se quiere agregar la parada. 

En este ejemplo se está agregando una parada después de la primera. La carga inicial. 

Una vez especificado que se agregará una parada, se abrirá una Ventana para agregar los detalles de la misma. Además, se especificará si es una recolección o entrega. (Toma en cuenta, que si estas agregando una parada antes de la primera recolección, solo se podrá agregar como recolección. – Transportista no puede entregar nada antes de llegar al primer punto de carga).

Favor de llegar la información y dar clic en "Add" en la parte inferior derecha para terminar de agregarlo.

Ahora podrás ver la ruta. 

Para eliminar una parada, simplemente clic en “X” a la derecha. Toma en cuenta que recolección y entrega no se pueden eliminar de esta forma. 

Esto abrirá una pestana de confirmación para eliminar la parada. Clic en "Confirm" para eliminar o "Cancel" para evitar eliminarla.

También puedes eliminar la parada al reabrir los detalles, esto solo es posible si no es la recolección o entrega. 

Re-Ordering Stops

Si tu solicitud tiene múltiples recolecciones o entregas, puedes cambiar el orden de cada una simplemente arrastrándolos y soltándolos en la pantalla de la ruta.

Toma en cuenta que si solo tienes una recoleccion y una entrega Debera de mantenerse asi.  

Para reordenar sus paradas, desplace el cursor del mouse sobre la parada que desea mover. Si se puede mover, el cursor cambiará a una flecha. Haga clic y arrastre la parada a la posición a la que desea moverla. En el siguiente ejemplo, estamos cambiando las dos paradas de recogida para que la segunda parada en Warren, MI, se convierta en la primera parada.

Cuando vuelva a hacer un pedido se detiene de esta manera, tenga en cuenta que no puede colocar una parada de entrega antes de la primera recolección, y no puede colocar una recolección después de la última entrega. 

También asegúrese de ajustar los tiempos de disponibilidad/necesidad para reflejar la nueva orden de detención.

Una vez finalizadas todas las paradas, haga clic en el botón Siguiente en la parte inferior derecha de la pantalla (o en la flecha hacia abajo) para avanzar a la siguiente sección: los detalles de la carga.

Agregar una Nueva Orden: Assign Cargo

La tercera sección de la pantalla de orden es la sección Cargo. Aquí, se ingresan los detalles del flete, incluido el número de contenedores, el peso total, las dimensiones, los materiales peligrosos (hazmat), la capacidad de estibar, etc.

La información de la carga se asigna en base a cada parada individual. Toda la carga que se recoja en una ubicación se enumerará debajo de esa ubicación en la pantalla carga. La carga se debe asignar a todas las ubicaciones de recolección; el transportista debe saber qué carga está recogiendo en cada parada.

Para agregar información de la carga, seleccione la parada de recoleccion adecuada en la lista de ubicaciones, luego haga clic en el botón "Add cargo".

Esto abrirá los detalles de la carga.

Cargo Details

En la parte superior izquierda de los detalles de la carga hay un campo desplegable para seleccionar la ubicación de entrega de esta carga. En este ejemplo, se ha rellenado automáticamente, ya que solo hay una parada de entrega para este pedido. Para pedidos con múltiples paradas de entrega, se debe seleccionar la ubicación correcta de este menú desplegable.

Debajo de la ubicación de entrega hay campos para ingresar los números del BOL o PL, si se conocen.

El siguiente es un menú desplegable para seleccionar el tipo de contenedores que se envían y un campo para especificar el número de esos contenedores.

Debajo del número de contenedores hay campos para ingresar las dimensiones de los contenedores, en pulgadas. (Si su perfil está configurado para mostrar unidades métricas de manera predeterminada, verá centímetros en su lugar).

La mitad izquierda de los detalles de la carga contiene burbujas para especificar, carga estibable, se puede despaletisar, es carga suelta o es peligrosa. "Stackable" se refiere a si los contenedores se pueden apilar uno encima del otro sin dañarlos ni dañar la carga. "Can breakdown" se refiere a si los contenedores se pueden dividir en unidades más pequeñas; por ejemplo, una plataforma de contenedores de plástico envuelta en plástico se puede dividir en contenedores individuales si es necesario. "Loose load" generalmente se refiere a un envío de piezas o contenedores que no están paletizados. “Hazmat” requiere precaución adicional y certificaciones para el transporte; ejemplos comunes son las bolsas de aire, las baterías y la pintura.

Para los pedidos de Truckload, hay burbujas adicionales para marcar si se aplican ciertos criterios al pedido:

Debajo de estas burbujas hay campos para él UN y Class para carga peligrosa. Tenga en cuenta que, si se selecciona "Sí" para Hazmat, estos campos son obligatorios.

En estos campos, se puede ingresar una nota de carga. Este campo es para instrucciones especiales o detalles sobre el flete o el pedido, como la necesidad de un tipo de remolque específico, equipo como correas o lonas, solicitudes de conductores de equipo, etc.

Por último, el peso total de esta carga se puede ingresar debajo de la Nota de carga. Las unidades para el peso, libras o kilogramos serán determinadas por su configuración de usuario.

Part Details

Después de ingresar los detalles de la carga, la parte inferior de la ventana es para detalles de partes individuales.

El número de pieza y la cantidad son obligatorios; tenga en cuenta que "quantity" se refiere al número de piezas de esta pieza que se envían.

El campo "Part Note" es para cualquier información adicional que desee proporcionar sobre las piezas, como los requisitos especiales necesarios para el transporte (se necesita transporte aéreo (Charter), se debe mantener a una temperatura específica, etc.).

Por último, el campo "Description" es para una descripción general de las piezas.

Después de ingresar la información de la pieza, haga clic en el botón "Add part" para guardarla.

Se pueden agregar piezas adicionales completando nuevamente los campos de información. Debajo de estos campos, puede ver la lista de piezas que ha agregado. Para editar la información de una pieza, haga clic en el icono de lápiz a su derecha; para eliminar una parte, haga clic en el botón menos.

Tenga en cuenta que cada parte ingresada en los detalles de la parte se incluye en la cantidad de contenedores, dimensiones y peso enumerados. Como estas tres partes se ingresan juntas, este registro de carga dice que estas tres partes forman un total de 5 tarimas de 5500 libras, todas con dimensiones de 48 x 45 x 48.

Una vez que haya ingresado todos los detalles de la carga y las piezas para este registro de carga, asegúrese de hacer clic en "save" en la esquina inferior derecha de la ventana para guardar la información que ingresó.

Después de guardar su registro, lo verá en la lista debajo de la parada individual.

Se mostrará un resumen de la información de este registro de carga junto al botón "Add cargo", muestra el número de BOL, los números de pieza, las dimensiones y el peso total.

Para editar este registro de carga, haga clic en el botón "Edit" para abrir nuevamente la ventana de detalles de la carga. Haga clic en "Delete" para eliminar este registro de carga (aparecerá una ventana que le pedirá que confirme).

Adding Multiple Cargo Records to a Stop

Una vez que se ha agregado un registro de carga, puede agregar más registros haciendo clic en el botón "Add cargo" nuevamente. Esto abrirá una nueva ventana de detalles de la carga en blanco para que la llene.

Es posible que se necesiten múltiples registros de carga para una parada si alguno de los detalles en la mitad superior de la ventana de detalles de la carga es diferente.

Por ejemplo, si se envían varios contenedores con diferentes dimensiones (probablemente debido a que contienen diferentes partes), cada uno necesitará su propio registro de carga para que todas las dimensiones se ingresen con precisión en el pedido. Esto es esencial para garantizar que los transportistas ofrezcan el tipo de unidad correcto para la carga.

Es posible que también se necesiten múltiples registros de carga, si hay carga hazmat y no hazmat, si se consolidan múltiples cargas de embarque en un solo pedido, o si la carga desde esta parada de recogida se entrega a varias ubicaciones diferentes. A continuación, se muestra un ejemplo de múltiples registros de carga que se agregan a una ubicación de recolección.

Después de agregar todos los registros de carga para la primera ubicación de recolección, ahora necesitaremos ingresar nuestra carga para la segunda ubicación de recolección.

Cada ubicación de recolección debe tener al menos un registro de carga asociado; después de todo, si no se recoge nada allí, ¿por qué sería una parada en la orden?

Una vez que haya ingresado toda la información de la carga, haga clic en el botón "Next" en la parte inferior derecha de la pantalla (o en la flecha hacia abajo) para avanzar a la siguiente sección: alertas por correo electrónico.

Agregar una Nueva Orden: Email Alerts

La cuarta sección de la pantalla de nueva orden es la sección Alertas por correo electrónico. Aquí, puede programar alertas automáticas para que se envíen por correo electrónico cuando ocurran ciertos eventos durante la vigencia del orden.

Para agregar una alerta, complete los tres campos en la parte superior de la pantalla: la dirección de correo electrónico en la que desea recibir la alerta, el tipo de alerta que desea recibir y si desea la alerta en inglés o español.

Al seleccionar el tipo de alerta, tenga en cuenta que cada alerta tiene una casilla de verificación junto a ella. Marque la casilla para cada alerta que desee que reciba esta dirección de correo electrónico.

Una vez que haya completado estos tres campos, haga clic en "Agregar" para agregar la alerta a su pedido.

Inmediatamente debajo de esto, puede ver la lista de alertas que se han agregado. Puede agregar tantas alertas como desee. Para eliminar una alerta, simplemente haga clic en el botón menos a la derecha.

Una vez que haya terminado de agregar alertas por correo electrónico, haga clic en "Next" en la parte inferior derecha para continuar con el último paso en el ingreso del pedido: Revisar.

Agregar una Nueva Orden: Review

La sección final de la pantalla de nueva orden es la sección Revisar “review”. Aquí, se le pedirá que revise la información que ingresó para asegurarse de que sea precisa antes de enviar su pedido.

La primera sección analiza la información que ingresó en la pantalla Detalles.

Debajo verá los detalles de la ruta y el resumen de la carga.

Por último, verá las alertas por correo electrónico que ha programado para este pedido.

Una vez que haya revisado los detalles de su pedido, haga clic en "Sumit" para enviar el pedido para ofertar.

Submitting Your Order

Si ha llenado todos los campos obligatorios, verá esta pantalla con su número de pedido:

Haga clic en "View order" para acceder al pedido y ver sus diferentes pestañas. Haga clic en” New order” para volver al inicio de la pantalla de ingreso de pedidos e ingresar otro pedido.

Si falta alguna información requerida, recibirá un mensaje de error en su lugar, indicando lo que aún debe ingresarse o corregirse para enviar el pedido.